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浅谈组织活动的关键点

发布时间:2018-08-20 16:05:25    阅读:1325次

无论公司还是部门,作为文化建设的重要组成——组织活动,都是必不可少的。技能比武、知识竞赛、趣味运动会……都属于活动范畴。组织活动的成功与否直接关系到所在团队的精神凝聚和文化延伸。为此,就组织活动中的几点思索与大家探讨分享。

一般来说,一个活动组织分为三个主要环节:前期策划、过程开展和后期总结。

先说策划。这个环节是活动组织者功底的关键体现,总的来说策划决定着活动的整体面貌,重点需要落实活动的目的、时间、地点、人员、流程等关键因素。下面就部分关键因素与大家交流:

1、活动目的:各类活动的开展会从时间、人力、物力和财力等多方面付出,为此组织活动一定要明确目的。只有方向正确,努力的前行才有意义。同时还要求活动的目的立足于公司实际现状,把握好活动是不是当前公司发展或工作开展所需,所有的活动组织都要脚踏实地,切忌人云亦云和盲目跟风。通过目的明确性,来约束活动开展内容,最终形成自己的风格。

2、活动的主题:主题是活动的点睛之笔,可以说是活动精神的凝练,值得花费心思。一个好的主题贯穿于活动的始终,是各个环节的主旨。特别是文体活动,更要通过一个优秀的主题来引领。这里还要强调主题的准确性,许多借鉴的主题本身没有问题,立意够新、意味深长,但是如果与活动自身的契合度不够,则必须舍弃。就如同阿玛尼的西装虽然是大师设计且做工精细,但是绝对不如朱之文的军大衣更加适合。所以说适合才是关键要素。

3、活动的时间、地点和人员:时间、地点和人员方面重要的是避免冲突。参加活动的主要人员或者多数人员是不是在拟定时间有其他更重要的安排?这就要求一定要做到提前沟通,与主管领导确定后,落实时间段内地点能否正常使用,通知主要人员安排好时间。即使全部提前通知到位,也会遇到一些突发状况,这就要求提前考虑“B”计划,是延期还是改日,需要视情况而定。

4、活动的分工:活动的不同环节要有不同的人去负责,比如主持人、礼仪、道具、后勤……。考虑到具体的执行级别,可以一个人兼职几个角色,但是各个环节的分工必须明确,在活动前总负责人还要组织相关负责人一同进行梳理确认,以便查漏补缺,确保各司其职。

5、活动的安全环节:无论活动地点是室内还是室外,活动安全都是一个不可忽视的关键因素。逃生通道或者路线等内容最好制作成卡片,发给每一名参加人员,也可以在活动开始前集中讲解或演示。这个环节非常重要,就如同每次飞机起飞前都会有乘务人员演示逃生路线,并不是此次航班不安全,只是为了“意外”发生时使我们的安全更有保障。

再说活动的开展过程。进入执行环节最关键的词是掌控,要实时把握活动进程的快慢,对发现的问题及时修正……,最是考验执行总负责人的全局意识。简单来说有以下几点需要注意:

1、现场布置:这里说的布置不仅仅是桌椅、条幅等的摆设,还包括活动需要的设备、对天气的应对等等。其中,主席台桌牌是一个容易出错的关键环节。中国讲究“左上位”原则,当人数为奇数时,1号位居中,2号位排在1号位左边,3号位排右边,其他依次排列;当人数为偶数时,1号位、2号位同时居中,1号位排在居中座位的左边,2号位排右边,其他依次排列,切不可颠倒顺序。

正式活动开始前,如果会场或者活动现场前半部分的人员不满,尽量安排后排人员向前补充,空后面的位置。这样做会场的整体效果会更好一些,有利于提升活动的整体形象,照片的拍摄也会更加的美观。

2、活动时长:这里主要说一下流程较多、环环相扣的活动,一般这种活动都是重要或者重大的。控制时间最有效的方式就是排练,从单排、联排到最终彩排。将排练环节控制好,做到心中有数,有利于最终效果的呈现。这里可能有人会问有些会议、接待等活动的组织又不是演节目,怎么彩排?其实也是有章可循的,那就是对活动议程前期预演。例如,一般正式会议的稿件提前都已经拟好或者对字数做出了要求,从发言的字数上就能够判断时间。当然,最好还是提前了解发言人的语速最为直接。除此之外,紧急情况下还可以通过调整发言人数量来控制时间。如果在上述处置的前提下还是不能实现有效控制,就有必要通过短信、微信等方式与主管领导沟通具体的处置方式。

3、突发状况处置:完美的策划加上优秀的彩排只能说是准备充分,一场活动的细节很多,尽管策划周全也难保不会有突发事件,只能说充分的准备可以有效减少出现问题的几率以及降低问题的级别。但是出现问题怎么办?通常有经验的负责人都会针对常见的特殊情况准备相应的预案。其次,对于关键设备提前安排调试并安排备份等工作也很重要,以确保紧急应对。

再有,对于参加活动的人员,特别是出席活动的嘉宾等情况,负责人要做到心中有数,对于临时调整演员或者颁奖领导等情况,必须及时从主持词、字幕、配音等统一做出调整,并及时通知涉及的相关环节负责人,确保有效的应对。

还有,如果出现的突发状况不是特别明显,或者大多数观众都没有看出来,也没必要一定要现场纠正。有时候现场盲目补救会“画蛇添足”,使问题扩大化,还不如“顺其自然”。

最后说一下活动后的总结,也可以叫“复盘”。这个过程可以将活动中的经验科学规范的总结出来,以便为下一次活动组织水平提升奠定基础。一般来说有三个步骤:

1、对此次活动进行整体评估:通过对此次活动过程的回想,对照目标,想想哪些地方做得好,哪些地方有待改进,找到值得挖掘的点。

2、对于优缺点进行分析梳理:造成活动开展优缺点的原因是什么?要深入分析,对全部的优缺点进行梳理,找到真正起到关键作用的点,重点对待。

3、总结经验:通过优缺点的分析,总结出今后活动组织需要继续发扬的优点和需要及时改正的缺点,来不断提升活动组织水平。

活动的组织,考验的是总指挥的统筹能力、调度能力和应变能力,同时也考验了分项负责人的执行能力和沟通能力,随着组织活动的逐渐增多,会越来越得心应手。但是公司在发展,社会在进步,我们必然会面临新的挑战。这就要求我们一定要开拓眼界、加强学习,始终保持空杯心态勇敢面对。上述几点思索相对浅显且多有不足,与大家分享的同时也希望有更好的碰撞和探讨,以求共同进步。


(新启元综合管理部:王世明)

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